Desenvolvendo Website para Turma de Eventos do IFRN

Em agosto deste ano, tive o privilégio de ingressar no curso Técnico Subsequente em Eventos do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Norte (IFRN). Essa tem sido uma nova jornada em busca de aprendizado, ampliando minha visão sobre gestão e organização de eventos, além de usar a tecnologia como facilitadora nos processos de estudo e trabalho. Tive o enorme prazer de conhecer colegas que atuam nas mais diversas áreas: profissionais extremamente dedicados e cheios de sonhos para o futuro. Acredito que este período será fundamental não apenas para expandir minha rede de contatos, mas também para construir laços reais e duradouros.

O Desafio da Organização

Na segunda semana de aula, organizamos uma reunião com toda a turma para definir as comissões, garantindo a participação de todos nas decisões coletivas. Atualmente, contamos com as seguintes frentes: Liderança, Comunicação e Mídias, Formatura, Financeiro, Eventos, Artística e Tecnológica (da qual faço parte). Para centralizar as informações, decidi utilizar o Notion. Criei uma base de dados inicial, adaptando o visual para que lembrasse um sistema simples e intuitivo. Apresentei a proposta junto a alguns membros da comissão para colher feedbacks e decidir se manteríamos a ferramenta ou buscaríamos outra alternativa. Optamos por seguir com o Notion; contudo, com o passar do tempo, notei que muitos colegas enfrentavam dificuldades para criar contas e utilizar a plataforma. Continuei implementando melhorias contínuas, simplificando a exibição das bases de dados, criando novos painéis, formulários e aplicando filtros estruturados para facilitar a usabilidade para todos.

Fiz o anuncio juntamente com alguns membros para recolher as opiniões e saber se poderíamos seguir por esse caminho ou usaríamos outra plataforma. Resolvemos seguir, mas na medida do tempo, fui notando um pouco de dificuldade com muitos colegas em conseguir criar a conta e saber utilizar a plataforma de forma geral. Continuei fazendo diversas mudanças, principalmente diminuindo a visualização das bases de dados, criando novas visualizações, formulários e aplicando filtros para tentar de alguma forma facilitar a vida de todos.

Do Diagnóstico à Solução Web

Diante da crescente dificuldade de engajamento da turma, decidi conduzir um estudo utilizando ferramentas de análise e diagnóstico corporativo. Apliquei métodos como os Cinco Porquês, o Princípio de Pareto (Regra 80/20), o Diagrama de Ishikawa e a Matriz SWOT para tentar localizar a causa raiz da situação. Essa análise revelou diversas oportunidades de melhoria na minha própria abordagem, indo além da curva de aprendizado dos usuários. Foi então que resolvi aplicar meus conhecimentos em desenvolvimento web para tornar as informações do Notion mais acessíveis à turma. Desenvolvi um website integrado à base de dados do Notion via API. Percebi que essa solução seria a oportunidade perfeita para resolver os gargalos de comunicação de forma simples e acessível. Embora ainda haja espaço para melhorias, considero que demos um passo gigantesco para incentivar a participação ativa e coletiva de todos nas atividades do curso.

A recepção da turma foi positiva, principalmente pela facilidade de instalar o web app diretamente na tela inicial do smartphone. Acredito que esse seja o primeiro grande passo para iniciarmos o curso de maneira organizada e sistematizada, garantindo a participação de todos e democratizando o acesso à informação.